Eventos: simples e relevantes passos para organização

O final de ano é de fato muito corrido, afinal, há uma atenção especial para os alunos com maior dificuldade escolar, fechamento e relatório dos professores, transição de segmento, engajamento de pais para realização da rematrícula e entre outros.

Ainda assim, um item especial e muito importante para encerrar o ano letivo com chave de ouro e estreitar laços entre escola e famílias, são os eventos escolares.  Sabemos que promover qualquer tipo de evento é algo desafiador para professores e gestores, mas é totalmente possível por meio de um planejamento efetivo com funções definidas para cada membro da equipe, planejamento este que idealmente teve ser sido realizado no início do ano letivo e previsto no PPP (Projeto Político Pedagógico) a fim de nortear tanto a gestão da escola quanto pais.

De qualquer forma, nunca é tarde para rever o cronograma e definir os processos visando que o evento seja bem-sucedido. Confira abaixo algumas etapas importantes e entenda se pequenos passos estão sendo realizados:

  1. Reúna sua equipe: estipulem juntos as responsabilidades e funções que cada um irá desempenhar, Seja na realização dos trabalhos a serem compartilhados pelos alunos até a divulgação do evento e contato com pais dos alunos. É importante deixar isto bem definido evitando qualquer ruído entre os envolvidos.
  2. Entenda qual será o escopo e trabalho desenvolvido pelos alunos. Exemplo: exibição dos trabalhos de artes e pintura, palestras, cantatas de natal, recital de poesias, formaturas das turmas e entre outros.
  3. Confirme a data programada para a realização deste evento e melhor local, exemplo: quadra escolar, auditório e salas de aula ou entenda se há necessidade de reservar um local externo com parceiros mediante a proporção e número de convidados. 
  4. Custos: entenda quais serão os gastos para a execução do evento e programe-se (brindes, materiais, alimentação, divulgação e etc). Lembre-se que em alguns eventos o custo é mínimo e é necessário apenas investir na alimentação dos participantes visto o custo zero com equipe envolvida e know how.
  5. Defina os canais de comunicação mais assertivos e realize a divulgação o quanto antes: avisar os pais com antecedência sobre o evento é primordial, tendo em vista que muitos possuem compromissos profissionais e precisam programar-se para participar. Além de disponibilizar o convite por meio da agenda escolar eletrônica (Tell Me, por exemplo), aproveite canais como lista de transmissão do WhatsApp, e-mail marketing e convites físicos que poderão ser desenvolvidos pelos próprios alunos a fim de personalizar e encantar ainda mais os pais.
  6. Aproveite este evento para estimular os pais a convidarem amigos e promova um programa de indicação visando captação de novos alunos (vide post aqui). Atrair novos pais por meio de eventos é uma importante estratégia, visto que é uma oportunidade para verem de perto a infraestrutura da escola, desenvolvimento dos alunos da Maple Bear e aplicação da metodologia na prática.
  7. Após o evento, realize uma pesquisa de avaliação com os pais, coletando as opiniões das famílias e até mesmo dos colaboradores para aprimoramento nas próximas atividades. Desenvolva um formulário simples como: assertividade e relevância na escolha do tema do evento, organização geral, horário e data definidas, comunicação de divulgação, sugestões e etc.

Consulte o seu Maple Helper para saber mais dicas e assista ao webinar de ‘Mapeamento e Eventos Locais’ para ter mais detalhes. Acesse http://servicecenter.maplebear.com.br > Disco Virtual > Compartilhados comigo > Webinars.

Leave A Comment?